Lorsque l’on développe un logiciel à destination des professions comptables, une responsabilité supplémentaire s’ajoute. Contrairement à d’autres outils numériques, ici, chaque erreur peut avoir des conséquences légales et financières importantes à la fois pour les cabinets, mais aussi pour vos clients. Dans cet article, on vous explique comment Chaintrust vous permet de limiter au maximum les erreurs de saisie grâce à l’automatisation.
Experts-comptables : faites la distinction entre logique fonctionnelle et logique par état
Afin de s’assurer que les normes comptables soient respectées à chaque étape de traitement, tout logiciel de saisie comptable va faire la distinction entre des logiques dites “fonctionnelles” et des logiques dites par “état”. C’est d’ailleurs l’un des sujets majeurs de la programmation informatique : est-ce que je code dans le but de changer un état (programmation par état) ou pour obtenir un résultat (programmation fonctionnelle) ?
Par exemple, quand on recherche un billet d’avion sur un site de comparateur en ligne, les prix sont calculés dynamiquement. Bien que les calculs qui déterminent les prix restent les mêmes, les paramètres eux (offre et demande, nombre de connexion, dates…) évoluent sans cesse, entraînant un changement de tarification. Nous sommes ici dans une logique fonctionnelle.
En revanche, une fois que l’internaute a réservé son billet, les calculs s’arrêtent et le prix est statufié. Nous sommes cette fois-ci dans une logique de programmation par état. En bref, pour tout ce qui peut être modifié comme le prix d’un billet, les informations du voyageur ou les horaires, on va parler de logique fonctionnelle ou de programmation fonctionnelle. À l’inverse, toutes les données qui doivent être figées comme le prix du billet une fois réservé, le numéro de vol et de réservation, on va parler de logique par état ou de programmation par état.
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Mieux comprendre le fonctionnement de Chaintrust
En comptabilité, ce sujet est absolument crucial. Chez Chaintrust, lorsque nos algorithmes scannent les factures que vous déposez sur votre espace, ces derniers récupèrent des informations provenant :
- Du FEC N-1 de votre client ;
- Des apprentissages automatiques de nos algorithmes ;
- Des éventuels paramétrages que vous avez pu demander à notre équipe.
Parmi ces trois éléments, seul le FEC est constant. Les deux autres sources d’informations peuvent évoluer, ce qui induit d’avoir des écritures comptables pouvant différer pour une même facture. Afin de répondre à cette problématique, il convient de figer les écritures pour qu’elles restent identiques à chaque téléchargement.
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Les étapes de vérification par les algorithmes de Chaintrust
Le processus de vérification est bien évidemment standardisé. On vous explique comment :
- Analyse des pièces comptables : nos algorithmes scannent chaque facture et génèrent une première version de vos écritures ;
- Étape de validation : ici, tous les potentiels problèmes comptables sont traités, notamment les doublons, les arrondis de TVA, la séquentialité, les immobilisations…
- Contrôle qualité : un dernier contrôle est effectué pour s’assurer qu’aucune incohérence ne soit passée au-dessus du radar ;
- Les écritures sont figées : à cette étape, les factures sont tamponnées numériquement. Vous pourrez alors télécharger vos écritures comptables.
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